Als er stront aan de knikker is of er zit een organisatieverandering aan te komen, moeten we opeens beter, anders met elkaar gaan communiceren. En dan heb ik het alleen nog maar over de interne communicatie.
Ook het restylen van alles en nog wat is dan aan de beurt. Het aanbod zichtbaarder maken, professionaliteit uitstralen en eenduidigheid ademen is een heidens karwei. Goed gesmeerde communicatie is een doorlopend ontwikkelingsproces en ademt door alle kwaliteitsonderdelen heen. Intern en extern. Brandblussers hangt u ook vroegtijdig op en gaat u niet pas kopen als uw verdieping in lichterlaaie staat. Voorkomen is beter dan blussen.
Onderlinge spanningen, touwtrekken, heilige huisjes, hobbyisme en ellenlange (sociale) vergaderingen, draken van agenda’s, notulen en besluitvorming. Hoeft niet, maar het komt voor. Als er dan ook nog een verandering, groei, krimp, profilering of innovatieproject voor de deur staat en individuele belangen of angsten in het geding komen, wordt het te veel. Zeker in de uitvoering, want dat kan niemand erbij hebben. Het is duidelijk. Dat moet iemand anders doen. Een specialist.
U huurt een communicatieadviseur in, freelance. Goed plan. Zij of hij krijgt een dijk van een takenpakket, meestal gericht op uitvoering. Een mooie klus in projectvorm gegoten, afgedekt en afgeschermd van de praktijk van alledag, beleid en onderlinge betrekkingen, een mooi uurtarief en overleg met management (of afgevaardigde manager) één keer per week of maand. Dit is niet een ondenkbaar scenario. Ik verzin dit niet.
Je kunt als communicatieadviseur (liever: strateeg) vrij makkelijk scoren door je relatief stil te houden en de uitvoerende taken af te werken. Een adviseur als verlengde arm van de opdrachtgevers. Toch schuilt hier een addertje onder het gras. Als de communicatie onderling niet lekker loopt en beter kan, werkt dat altijd tegen. Vaak ligt er een onderliggende vraag waar iedereen last van heeft, maar de veiligheid van eigen eilandjes is te aantrekkelijk en het ligt toch voornamelijk aan de anderen. Hoe dan ook komt de adviseur terecht in een onzichtbare brij van zaken die elkaar onderling parten spelen. En loopt het niet naar wens, dan krijg je als adviseur toch de schuld. “Daarvoor hebben we toch een communicatieadviseur ingehuurd?” Loopt het wel redelijk en liggen er prachtig vormgegeven glossy’s of matte uitgaven, dan heb je samen met je opdrachtgever de koppen in het zand gestoken en blijft de onderlinge communicatie wringen. Zo zonde. Uiteindelijk is er alleen geïnformeerd en niet gecommuniceerd. Niet te verwarren met elkaar. Informeren is vertellen wat er gaat gebeuren, nu gebeurt of is gebeurd. Dat kan op verschillende manieren, maar is altijd eenrichtingsverkeer. Meestal (zo niet altijd) top-down. Een nieuwsbrief, intranet, bijeenkomsten (al dan niet met afsluitende borrel en hapjes), video, jaarplan, enzovoort. Bij communiceren gaat het om tweerichtingsverkeer. Betrek de betrokkenen, geef verantwoordelijkheid, vraag input, doe wat met die input en koppel dit terug. Het gaat hier om echt invloed kunnen uitoefenen in verschillende fases van een proces. Doe dit met overtuiging, op tijd en wees eerlijk over de mate van invloed. Een wassen neus is onmiddellijk herkenbaar, dodelijk voor de moraal. En de geloofwaardigheid laat diepe littekens na. Aai poes, aai poes, rotzak! Medewerkers zijn geen ezels die zich drie keer aan dezelfde steen stoten. Voor communiceren is een veilige omgeving nodig. Koppen boven het maaiveld belonen en niet afhakken (ook later niet). Kunnen loslaten is nog een kwestie. Loslaten van eigen overtuigingen, denkbeelden, heilige huizen en op zijn minst erkennen dat die er zijn en openstaan voor anderen. Voor grote of kleine ego’s en macht is alleen ruimte binnen het afgesproken speelveld. Dan ben je al een heel eind met het laten slagen van een goede communicatie. Communicatie gaat om het grote geheel en dus om de hele organisatie.
Natuurlijk mag u bellen met een adviseur als er brand is binnen de communicatie, helpen blussen en puinruimen kan altijd. Het is alleen zoveel makkelijker voor iedereen als het organiseren van communicatie door de organisatie heen ademt als een frisse preventieve wind.
Waar met aandacht, respect en interesse wordt gewerkt, blijven het arbeidsethos en de humor het beste bewaard en dus benut. Wat te doen bij communicatiebrand? Accepteer dat er altijd iets smeult, maar zorg dat er niks in de fik kan komen te staan. Bovendien hang ik liever de brandblussers op dan dat ik ze moet gebruiken.
Nanda Hey,
Communicatie & trainingsBureau NR. 10