Vergaderingen leiden is beslist niet makkelijk voor een voorzitter. Op de agenda staan punten waarover je een besluit wilt nemen, maar de eigen ideeën van mensen (inhoud) en de onderlinge verhoudingen (betrekking) maken dit soms onmogelijk. Het ideale overleg, waaraan iedereen heeft bijgedragen en waaruit iedereen alleen met inhoud rolt, bestaat niet. Maar professioneler kan het wel.
Eigen belangen en betrekkingsaspecten spelen altijd. Vind ik jou wel aardig, wie is de baas, wie speelt de baas, wie is van nature de baas? En: die keer dat je mij niet steunde, vergeef ik je niet. Of: bij de kerstborrel heb je mij niet de hand geschud, wat hebben wij het leuk gehad tijdens het laatste personeelsuitje, je hebt mij in de laatste vergadering niet gesteund. Allemaal zaken die een flinke positieve of negatieve stempel drukken op het verloop van de vergadering.
Wat sprekers tijdens een discussie letterlijk zeggen, gaat gepaard met lichaamstaal, intonatie, mimiek en stemvolume. Door de variatie in intonatie en mimiek kunnen uitspraken een heel andere betekenis krijgen en onderliggende boodschappen uitzenden. De luisteraar vertaalt de boodschap dus met alles erop en eraan. Hij plaatst het in zijn eigen referentiekader en geschiedenis met de spreker (de eigen gekleurde bril) en zendt daarop weer een eigen boodschap de groep in: met woorden, lichaamstaal of beide.
Tijdens de vergadering wordt voortdurend gecommuniceerd. Niet alleen door de sprekers; er gebeurt van alles aan de vergadertafel. Iedereen zendt continu boodschappen uit en die hebben soms nog wel meer invloed op de vergadering dan de daadwerkelijke sprekers. Ze laten voortdurend merken het eens of oneens te zijn, interesse te hebben of niet en sturen of verstoren hiermee de vergadering. Let maar eens op alle blikken naar elkaar, de lichaamshoudingen, de neergeslagen ogen en de prachtige tekeningetjes op papier.
Ieders betrokkenheid is tijdens een discussie in de houding zichtbaar. Mensen die het onderwerp interessant vinden, volgen de spreker non-verbaal of verbaal. Ze nemen een actieve luisterende houding aan, buigen vaak iets naar voren, knikken, beamen, vullen aan, herhalen (pas op, voorzitter!) of gaan de discussie aan. Mensen die het eens zijn met de spreker, nemen vaak dezelfde lichaamshouding aan. Zij die het oneens zijn met de spreker, hebben een afwerende houding; ze zitten achteruit, kijken nors, slaan hun armen over elkaar voor de borst en bewegen hun hoofd nauwelijks. Als ze dan nee schudden, staan ze op het punt wat te zeggen. Misschien eerst afwachtend om te zien of iemand anders deze handschoen gaat oppakken. Mensen die het niet interessant vinden, leunen achterover, kijken wat om zich heen of maken tekeningen. Dat wil trouwens niet zeggen dat de tekenaars nooit aandachtig luisteren. Het naar beneden kijken kan ook betekenen niet aan het woord te willen. Spreken, discussiëren of onderhandelen in een groep blijft voor sommigen altijd lastig, of mensen willen zich niet ‘branden’ aan het ingebrachte onderwerp.
Behalve ons denken is ons gevoel betrokken tijdens vergaderingen. Wat we denken uiten we verbaal, wat we voelen meestal non-verbaal: boos of verheugd kijken, nors zwijgen, met de handen in lucht om te juichen of je machteloosheid te benadrukken, met je vuist op tafel slaan omdat je boos bent of het juist een goed idee vindt, weglopen, enzovoort. Mensen die in staat zijn om behalve woorden te uiten hun gevoel uit te drukken, zijn sterk en krijgen sneller iets voor elkaar.
Als voorzitter zorg je dat alle vergaderaars voldoende ruimte krijgen om aan het woord te komen. Dat kun je doen door een goede vergaderstructuur neer te zetten en vooraf gedragsregels af te spreken. Daarop grijp je terug als dit fundament van afspraken weer nodig is. Behalve de agenda bewaken structureer je de woordvoering, pik je non-verbale en emotionele signalen op en geef je formeel ruimte aan ‘storingen’ binnen de vergadering. Dat kan soms betekenen dat een onderwerp verschoven wordt, omdat de geladenheid te groot is. Een vergadering wordt hierdoor echter, wassen neuzen en stokpaardjes worden minder, ja zeggen en nee doen wordt verbeterd en mensen rollen met meer inhoud de vergaderkamer uit. Iedereen is actief, scherper en bewuster, want er gebeurt letterlijk meer. Dat is leuk en professioneel werken voor iedereen aan de vergadertafel.